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Reisekostenrecht

 

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts (v. 20.2.2013 BStBl 2013 I S. 188) hat der Gesetzgeber die steuerliche Behandlung von Reisekosten ab dem 1. Januar 2014 neu geregelt.

 

Die wichtigsten Gesetzesänderungen neben den allgemeinen Neuerungen beim Werbungskostenabzug der Reisekosten sind:

 

  • Gesetzliche Verankerung der steuerfreien Reisekostenerstattungen (§ 3 Nr. 13, Nr. 16 EStG)
  • Ansatz von Sachbezugswerten für eine bereit gestellte Verpflegung (§ 8 Abs. 2 EStG)  
  • Lohnbesteuerung der Mahlzeiten und Verpflegungsmehraufwendungen (§ 40 Abs. 2 EStG)
  • Ausweis des Buchstaben M in der Lohnsteuerbescheinigung § 41b EStG.

 

Reisekosten sind:

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Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Reisekosten, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit aufwendet, können vom Arbeitgeber in bestimmten Grenzen steuerfrei erstattet werden. Nicht vom Arbeitgeber erstattete Reisekostenaufwendungen stellen Werbungskosten dar.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer

  • vorübergehend
  • außerhalb seiner Wohnung und nicht an seiner ersten Tätigkeitsstätte (bis VZ 2013: regelmäßige Arbeitsstätte)
  • beruflich

tätig wird.

 

Erste Tätigkeitsstätte

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts wurde der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte gesetzlich definiert (§ 9 Abs. 4 EStG). Der Gesetzgeber trug dabei der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (v. 9.6.2011 BStBl 2012 II S. 34ff.) Rechnung, wonach ein Arbeitnehmer nicht mehr als eine erste Tätigkeitsstätte (bzw. bis VZ 2013: regelmäßige Arbeitsstätte) haben kann.

Die erste Tätigkeitsstätte ersetzt den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“, darf jedoch nicht mit einer solchen gleichgesetzt werden. Denn die örtliche Abgrenzung der ersten Tätigkeitsstätte geht über die Abgrenzung zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte hinaus.

Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommen im Regelfall die Räume des Betriebs in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung oder ein „verbundenes Unternehmen“ sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Sitz eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte

Maßgeblich ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber Dauerhaft heißt, dass die Zuordnung unbefristet bzw. für die Dauer des Dienstverhältnisses bzw. mindestens über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus erfolgt ist (§ 9 Abs. 4 Satz 3 EStG). Fehlt es an einer arbeitsvertraglichen oder dienstrechtlichen Zuordnung durch den Arbeitgeber, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige betriebliche Einrichtung,

  • an der der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll
  • oder an der er mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt (§ 9 Abs. 4 Satz 4 Nr. 1 EStG).

Diese quantitativen Prüfkriterien sind immer erst dann heranzuziehen, wenn es an einer arbeitsrechtlichen Zuordnung fehlt. Das neue steuerliche Reisekostenrecht geht damit von einer vorrangigen arbeitsrechtlichen Zuordnung aus. Diese gilt auch, wenn der Arbeitnehmer dort nur einen geringen Teil seiner Arbeitszeit verbringt.

Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter ist jeweils nur montags und freitags für je einen halben Arbeitstag im Büro seiner Firma. Der Arbeitgeber legt arbeitsvertraglich zum 1. Januar 2014 den Betriebssitz als erste Tätigkeitsstätte fest. Die Fahrten von der Wohnung des Außendienstmitarbeiters zum Betriebssitz können als Werbungskosten mit der Entfernungspauschale (0,30 Euro je Entfernungskilometer) angesetzt werden. Die übrigen Fahrtkosten des Außendienstmitarbeiters (Kundenbesuche) gelten als Aufwendungen im Zusammenhang mit einer auswärtigen Tätigkeit. Sie können in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Aus Vereinfachungsgründen können auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden.

Weiträumiges Tätigkeitsgebiet

Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sucht er aber nach entsprechenden Weisungen/Vereinbarungen typischerweise arbeitstäglich dasselbe Tätigkeitsgebiet auf, gelten für die arbeitstäglichen Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitgebiet die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar.

Steuerliche Konsequenzen der „ersten Tätigkeitsstätte“

An der ersten Tätigkeitsstätte orientiert sich der Abzug von Reisekosten (Entfernungs-/Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung). Liegt keine erste Tätigkeitsstätte vor, gelten sämtliche Aufwendungen als Reisekosten. Sind die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte erfüllt, ist anstelle der Geltendmachung von Reisekosten nur der Ansatz der Entfernungspauschale von 0,30 Euro je Entfernungskilometer möglich (mit einer grundsätzlichen Begrenzung auf 4.500 Euro pro Jahr sowie die Berücksichtigung der kürzesten Verbindung.

Bei Nutzung eines Firmenwagens müssen bei Anwendung der 1-Prozent-Methode als Monatspauschale 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises oder bei tageweiser Berechnung für jeden Tag 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert werden. Ein Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte stellt lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn dar (Ausschluss des steuerfreien Arbeitgeberersatzes § 3 Nr. 13, 16 EStG). Verpflegungspauschalen können nicht verrechnet werden und Unterkunftskosten können nur im Rahmen der steuerlichen Regelungen für die doppelte Haushaltsführung geltend gemacht werden.

Dauerhaft festgelegter Ort

Als erste Tätigkeitsstätte kann auch ein dauerhaft festgelegter Ort gelten. Fahrten von der Wohnung zu einem dauerhaft festgelegten Ort (Fahrzeugdepot, Sammelstelle für den betrieblichen Sammeltransport, Busdepot, Fahrkartenverkaufsstellen usw.) gelten als Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise

  • nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder
  • auf einem Fahrzeug

tätig wird (R. 9.4 Abs. 2 LStR 2013).

Diese Fallgruppe dient lediglich der Klarstellung, dass auch bei Arbeitnehmern, die keine Tätigkeitsstätte haben, eine lohnsteuerlich begünstigte Auswärtstätigkeit vorliegt. Dieser Gruppe kommt daher keine eigenständige lohnsteuerliche Bedeutung mehr zu.

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Fahrtkosten als Reisekosten

Begünstigte Fahrte

Hierbei handelt es sich um Fahrten, die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlasst sind und die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (bis VZ 2013 „regelmäßiger Arbeitsstätte“) stattfinden. Als Reisekosten können folgende Fahrtkosten angesetzt werden (vgl. H 9.5 LStR 2013):

 

  • Fahrten von der Wohnung/Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes im Rahmen desselben Tätigkeitsgebiets im Rahmen desselben Arbeitsverhältnisses. Nur Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes stellen Reisekosten dar. Für Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitgebiet gelten die Entfernungspauschale bzw. die Regelungen bei Nutzung eines Firmenwagens entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG).
  • Fahrten von der Unterkunft in der Nähe der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte
  • Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück
  • Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum ständig wechselnden Standort, Fahrzeugdepot oder zur Einsatzstelle und von der auswärtigen Unterkunft zur ersten Tätigkeitsstätte
  • Fahrten von der Wohnung zu einem gleich bleibenden Treffpunkt und anschließender Auswärtstätigkeit.

 

Berechnungsweise der Fahrtkosten

Die Fahrtkosten, die durch die Reisetätigkeit veranlasst sind, können in der tatsächlichen Höhe angesetzt werden. Dabei werden sowohl die durch die Benutzung eines eigenen Fahrzeuges entstandenen Kosten berücksichtigt als auch Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Taxi, Flugzeug etc.).

Wird ein eigenes Kfz benutzt, kann die Höhe der Aufwendungen auf zwei Arten ermittelt werden:

  • Anteilige Gesamtkosten
    Es sind grundsätzlich die auf die Dienstreisen entfallenden anteiligen Gesamtkosten zu ermitteln.
    Es kann aber auch vereinfacht auf Basis der Gesamtkosten und Gesamtkilometer eines 12-Monats-Zeitraums ein Kilometer-Satz ermittelt werden. Dieser kann so lange beibehalten werden, wie sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern. Eine Änderung der Verhältnisse kann sich beispielsweise durch Ablauf des Abschreibungszeitraums ergeben, wobei dieser grundsätzlich mit sechs Jahren anzusetzen ist.
  • Pauschbeträge
    Statt der tatsächlichen Kfz-Kosten können auch Pauschbeträge angesetzt werden:
Kraftwagen 0,30 €/km
Motorrad/Motorroller 0,13 €/km
Moped/Mofa 0,08 €/km
Fahrrad 0,05 €/km

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

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Verpflegungsmehraufwendungen

Inlandsreise

Der Höhe nach ist der steuerlich zu berücksichtigende Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten für steuerliche Zwecke berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

 

Nach dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts gelten ab dem Kalenderjahr/Veranlagungszeitraum 2014 folgende kalendertägliche Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen:

 

  • bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 Euro.
  • bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit:
    • am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit): je 12 Euro
    • Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): 24 Euro

 

Beispiel:

Reise von Montag 8:00 Uhr bis Mittwoch 12:00 Uhr:

Montag 12,00 €
Dienstag 24,00 €
Mittwoch 12,00 €
Insgesamt 48,00 €

Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längeren beruflichen Auswärtstätigkeit beschränkt. Die Frist beginnt nach einer zeitlichen Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu. Unbedeutend ist der Anlass der Unterbrechung. So kann beispielsweise auch durch eine gezielte Urlaubsplanung der erneute Ansatz von Verpflegungspauschalen erreicht werden. 

 

Neuregelung ab VZ 2014: Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung, ist gemäß Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 zu unterscheiden zwischen

  • üblichen Mahlzeiten (Verköstigungen des Arbeitgebers, deren Preis 60 Euro nicht übersteigt) und
  • Belohnungsessen (alle Mahlzeiten, deren Preis 60 Euro übersteigt)
  • Übliche Mahlzeiten sind ab VZ 2014 mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen. Kann der Arbeitnehmer für die Verpflegungsmehraufwendungen einen Werbungskostenabzug geltend machen, entfällt der Ansatz insoweit.

 

Das heißt: Die steuerliche Erfassung üblicher Mahlzeiten als Arbeitslohn ist dann ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen kann, weil er

  • innerhalb der Dreimonatsfrist mehr als 8 Stunden außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist oder wenn eine mehrtägige Auswärtstätigkeit vorliegt. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist ist die Bereitstellung von üblichen Mahlzeiten als Arbeitslohn zu erfassen
  • Belohnungsessen sind hingegen nach den allgemeinen Regeln zu bewerten und zu besteuern (§ 8 Abs 2 EStG). Die Steuer errechnet sich aus den für Sachbezüge üblichen Bemessungsgrundlagen (den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort) und unter Berücksichtigung der Steuerklasse des Arbeitnehmers.
  • Nicht unter Belohnungsessen fallen Arbeitsessen oder die Bewirtung von Geschäftsfreunden. Bei diesen ergeben sich ab VZ 2014 keine Änderungen.

 

Die Kürzung der Verpflegungspauschalen

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber übliche Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit, und wird auf die Versteuerung der Mahlzeit nach den o.g. Sachbezugswerten verzichtet, ist die Verpflegungspauschale auch nach dem neuen Reisekostenrecht entsprechend zu kürzen. Bemessungsgrundlage ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit (24 Euro; vgl. Beispiel unten zu den Übernachtungskosten, Kürzung der Verpflegungsmehraufwendungen um Frühstück, Mittag- und Abendessen).

 

Die Kürzungsregelung gilt auch bei Geschäfts- oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Bei Belohnungsessen erfolgt keine Kürzung (denn diese sind mit dem vollen geldwerten Vorteil der Besteuerung zu unterwerfen). Die Kürzungsregelung gilt auch, wenn Reisekostenvergütungen einbehalten oder gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung.

 

Amtliche Sachbezugswerte 2014

Für 2014 betragen die amtlichen Sachbezugswerte (BMF-Schreiben v. 12.11.2013 – IV C 5-S 2334/13/10002):

a) für ein Mittag- oder Abendessen, 3,00 Euro

b) für ein Frühstück: 1,63 Euro

 

Die obigen Sätze gelten nicht für so genannte Belohnungsessen (Mahlzeiten einschließlich der Getränke zum Preis von mehr als 60 Euro.

 

 

Auslandsreise

Bei einer Reise ins Ausland sind abweichende Verpflegungsmehraufwendungen möglich. Diese sind von Land zu Land unterschiedlich. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen (Achtung: Unterschied zu den Übernachtungskosten) nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis der Kosten führt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, "ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird" (R9.6 Abs. 3 LStR 2011). Im Übrigen ist beim Ansatz des Auslandstagegeldes Folgendes zu beachten (R.9.6 Abs. 3 LStR 2011):

  • Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.
  • Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld maßgeblich. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gelten die für den Hafenort maßgeblichen Tagegelder.

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Übernachtungskosten

Inlandsreise

Notwendige Mehraufwendungen für beruflich veranlasste Übernachtungen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).

 

Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Auf die Angemessenheit der Unterkunft selbst kommt es nicht an (z. B. 5-Sterne-Hotel). Sind die Aufwendungen dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden (berufliche Veranlassung), können sie auch geschätzt werden (LStR H 9.7 2013). Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Inland einen Pauschbetrag von 20 Euro steuerfrei erstatten.Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug. Wie bisher ist der Werbungskostenabzug des Pauschbetrags nicht zulässig.

 

Wegen des unterschiedlichen Mehrwertsteuersatzes für Übernachtung (7 Prozent Mehrwertsteuer) und Verpflegung (19 Prozent) im Inland, wird der Frühstückspreis in der Regel extra ausgewiesen. Dann gilt dieser Betrag. Weist das Hotel neben der Übernachtungsleistung einen Gesamtbetrag für Nebenleistungen aus, ist der Gesamtbetrag für Nebenleistungen wie folgt zu kürzen:

 

  1. für Frühstück um 20 Prozent von 24 Euro (Inland = 4,80 Euro),
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent von 24 Euro (Inland = jeweils 9,60 Euro) Bemessungsgrundlage für den Kürzungsbetrag ist der Betrag der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit = 24 Euro.


Beispiel (BMF v. 30.9.2013 Rz 107 Beispiel 48):

Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer zweitägigen inländischen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück pauschal mit 70 Euro ab.

Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten: 

  1. Kürzung des Gesamtpreises zum 4,80 Euro (20 Prozent von 24 Euro für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten ) und steuerfreie Auszahlung des verbleibenden Betrags von 65,20 Euro als Übernachtungskosten. Zahlung von Verpflegungspauschalen von 24 Euro (je 12 Euro für den An- und Abreisetag; insgesamt 89,20 Euro. Anmerkung: Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht um 4,80 Euro für das Frühstück zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 65,20 Euro als Übernachtungskosten erstattet
  2. Erstattung des Gesamtpreises von 70 Euro (also einschließlich Frühstück) und Kürzung der Verpflegungspauschalen auf einen Betrag von 19,20 Euro für Verpflegung. Gesamtzahlbetrag = 89,20 Euro.

 

Wichtiger Hinweis: In vielen Fällen wird dem Mitarbeiter zu den Frühstückskosten häufig eine Zuzahlung, im Regelfall in Höhe von 4,80 Euro, abverlangt. Die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall als entgeltliche sonstige Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer mit der Konsequenz der umsatzsteuerlichen Belastung (BMF-Schreiben vom 5.3.2010 BStBl 2010 I S. 259 sowie Verfügung der Oberfinanzdirektion Rheinland vom 17.2.2011). Soll eine umsatzsteuerpflichtige sonstige Leistung vermieden werden, darf der Arbeitgeber nur den nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung geltenden Wert für ein Frühstück von 1,57 Euro einbehalten. Für die Frühstücksgestellung erfolgt in diesem Fall eine Umsatzbesteuerung (vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 13 des Umsatzsteueranwendungserlasses). Eine Zurechnung der Frühstücksgestellung als geldwerter Vorteil zum Arbeitslohn entfällt ebenfalls. Trägt der Arbeitgeber alle dem Mitarbeiter während der Auswärtstätigkeit entstandenen Kosten (Übernachtung, Verpflegung), liegt umsatzsteuerlich keine unentgeltliche Wertabgabe an den Arbeitnehmer vor. Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus der Hotelrechnung vollumfänglich geltend machen und die Spesen als Betriebsausgabe verbuchen.

 

 

Auslandsreise

Für Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen geltend gemacht werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber kann ohne Einzelnachweis für Übernachtungen im Ausland einen länderspezifischen Pauschbetrag steuerfrei erstatten. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Fahrzeug.

Aufwendungen die zusätzlichn anfallen, weil der Arbeitnehmer eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, können nicht berücksichtigt werden. Abzugsfähig sind nur diejenigen Aufwendungen, die zusätzlich bei alleiniger Nutzung durch den Arbeitnehmer angefallen wären. Bei Mitnutzung eines Mehrbettzimmers (z.B. Doppelzimmer) können die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. (BMF v. 30.9.2013 a.a.O Rz. 110 und Beispiel 50).

Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z.B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

  1. für Frühstück um 20 Prozent,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent

des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

 

Beispiel:

Auslandsreise nach Frankreich (außer Paris): Die Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen) beläuft sich auf einen Gesamtpreis von 100 Euro. Die pauschale Verpflegungsmehraufwendung für Frankreich beziffert sich auf 44 Euro. Somit betragen die Übernachtungskosten:

 

100 Euro

8,80 Euro (für Frühstück: 20 Prozent von 44 Euro)

17,60 Euro (für Mittagessen: 40 Prozent von 44 Euro)

17,60 Euro (für Abendessen: 40 Prozent von 44 Euro)

= 56 Euro.

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Reisenebenkosten

Diese können sein:

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel und Taxis am Reiseort, Unfallkosten auf der Reise, Straßenbenutzungskosten wie Mautgebühren, Fährkosten, Telefongebühren, Kosten für Garage und Parkplatz, Kosten für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck.

Die Reisenebenkosten sind in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten absetzbar, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Bei Erstattung durch den Arbeitgeber sind Beleg- und Nachweispflichten zu beachten.

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.