Darum wirDarum wir »

Häufig gestellte Fragen zur Lohnbuchhaltung

______________________________________________________________________________________________________________________________

 

Was ist beim Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu beachten?

Urlaubs- und Weihnachtsgelder sind lohnsteuerpflichtig. Da sie nicht regelmäßig ausgezahlt werden, sind diese Sonderzahlungen als sonstige Bezüge zu behandeln. Anders als beim laufenden Arbeitslohn darf die abzuführende Lohnsteuer nicht der amtlichen Monatslohnsteuer-Tabelle entnommen werden, weil die Lohnsteuertabelle für Bezüge gilt, die monatlich wiederkehren. Eine Steuerberechnung nach der allgemeinen Lohnsteuertabelle würde z.B. bei einem Weihnachtsgeld von 1.000,00 EUR den „fiktiven“ Jahreslohn um 12.000,00 EUR erhöhen und damit würde eine deutlich höhere Belastung entstehen.

Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld werden daher dem voraussichtlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet und die Lohnsteuer für den Jahresarbeitslohn wird jeweils mit und ohne die sonstigen Bezüge aus der Jahreslohnsteuertabelle berechnet. Die Differenz daraus ist die auf das Urlaubs-/Weihnachtsgeld entfallende Lohnsteuer.

Außerdem ist zwischen rentenversicherungspflichtigen und sonstigen Arbeitnehmern zu unterscheiden. Für rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer gilt die allgemeine Jahreslohnsteuer-Tabelle, für die sonstigen Arbeitnehmer die besondere Jahreslohnsteuer-Tabelle.

 

 

Was sind steuerpflichtige Sachbezüge?

Die Entlohnung eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.

Sachbezüge unterliegen wie Geldleistungen der Lohnsteuer. Die Bemessung der Sachbezüge erfolgt in Geld. Für die Bewertung ist zu unterscheiden zwischen:

  • Einzelbewertung
  • Bewertung nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung
  • Durchschnittsbewertung

Die Einzelbewertung kommt dann zum Zug, wenn es sich nicht um die Bewertung eines Kfz handelt, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlässt, und auch nicht die Sozialversicherungsentgeltverordnung und die Durchschnittsbewertung Anwendung finden.

Bei der Einzelbewertung sind die Sachbezüge einzeln und mit dem üblichen Endpreis (vermindert um übliche Preisnachlässe) am Verbrauchsort zu bewerten. Dies ist jener Preis, der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Endverbrauchern in der Mehrzahl der Verkaufsfälle am Abgabeort für gleichartige Waren oder Dienstleistungen tatsächlich gezahlt wird. Dazu gehören auch die Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile.

Für die Berechnung des lohnsteuerpflichtigen Sachbezugs für Verpflegung, Unterkunft, Wohnung gelten sowohl für die Bemessung der Lohnsteuer als auch für die Sozialversicherung die Werte aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV).

Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Dienstverhältnisses erhält, sind bis zu einem Betrag von 1.080,00 EUR im Jahr steuerfrei (§ 8 Abs. 3 Satz 2 EStG). Unter den Rabattfreibetrag fallen Waren oder Dienstleistungen, die der Arbeitgeber nicht überwiegend für den Bedarf seiner Arbeitnehmer hergestellt, vertrieben oder erbracht hat und die nicht pauschal versteuert werden.

 

 

Wie sind die wichtigsten Sachbezüge zu bewerten?

Dienstwagen

Besteht für den Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein arbeitgebereigenes Kraftfahrzeug für Privatfahrten (dazu zählen auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu benutzen, ist der Nutzungsvorteil monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises zuzüglich der werksseitig im Zeitpunkt der Erstzulassung eingebauten Sonderausstattungen zu bewerten (1 %-Methode).

Kann der Wagen auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden, erhöht sich dieser Wert monatlich um 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Im Ergebnis versteuert der Steuerpflichtige also in jedem Kalendermonat nach der Pauschalregelung 1 % des Listenpreises und bei einer einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte von 20 km noch 0,6 % dazu.

Alternativ besteht die Möglichkeit, den privaten Nutzungsanteil nach den tatsächlichen Kosten zu besteuern. Hierfür ist die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches notwendig.

 

Betriebliche PCs und sonstige Kommunikationsgeräte

Die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei. Dies gilt auch für sonstige Grundgebühren oder laufende Kosten, die der Arbeitgeber trägt. (R 3.45 LStR 2013).

 

Parkplatz

Die Bereitstellung betriebseigener Parkplätze ist angesichts eines fehlenden Entlohnungscharakters kein steuerpflichtiger Sachbezug.

 

Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Freie oder verbilligte Mahlzeiten stellen ebenfalls einen Sachbezug dar. Werden die Mahlzeiten durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben, ist der lohnsteuerpflichtige geldwerte Vorteil nach dem amtlichen Sachbezugswert der Sozialversicherungsentgeltverordnung zu bewerten. Dasselbe gilt, wenn Arbeitnehmern Mahlzeiten in fremden Gaststätten oder vergleichbaren Einrichtungen gereicht werden, mit denen der Arbeitgeber vertragliche Vereinbarungen getroffen hat (Barzuschüsse oder andere Leistungen).

Die Sachbezugswerte für Mahlzeiten im Kalenderjahr 2014 betragen nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (BMF, Schreiben v. 20.12.2013 - IV C 5 - S 2334/13/10002).

  1. für ein Mittag- oder Abendessen 3,00 EUR,
  2. für ein Frühstück 1,63 EUR.

Unterschreitet der vom Arbeitnehmer für eine Mahlzeit gezahlte Preis (einschließlich Umsatzsteuer) den maßgebenden amtlichen Sachbezugswert, ist insoweit ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu erfassen.

Erteilt der Arbeitgeber Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks), die bei der Abgabe einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt nach R 8.1 Abs. 7 der LStR 2013 Folgendes:

Es ist nicht die Essenmarke mit ihrem Verrechnungswert, sondern die Mahlzeit mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten,

  • wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird.
  • Es darf nur für jede Mahlzeit lediglich eine Essenmarke täglich in Zahlung genommen werden,
  • der Verrechnungswert der Essenmarke darf den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 EUR übersteigen,
  • die Essenmarke darf nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die eine Dienstreise ausführen oder eine Einsatzwechseltätigkeit oder Auswärtstätigkeit ausüben.

Entsteht beim Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, weil er seine Mahlzeit unentgeltlich erhält oder er für seine Mahlzeiten nur einen Betrag zahlt, der unter dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung liegt, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschalieren, vorausgesetzt die Mahlzeiten sind nicht als Lohnbestandteile vereinbart.

Für die Pauschalbesteuerung des geldwerten Vorteils gilt ein Steuersatz von 25 % (§ 40 Abs 2 EStG).

 

 

Gehaltsvorschüsse und Arbeitgeberdarlehen

Gehaltsvorschüsse: Gehaltsvorschüsse stellen eine Vorauszahlung auf den Arbeitslohn dar. Vorschusszahlungen unterliegen im Zeitpunkt der Zahlung der Lohnsteuer. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn der Vorschuss als Abschlagszahlung gilt und die Ausnahmeregelung des § 39b Abs. 5 EStG zur Anwendung kommt.

In diesem Fall ist die Vorschusszahlung bei der endgültigen Lohnabrechnung der Besteuerung zu unterwerfen und entsprechend Lohnsteuer abzuführen. Die Vorschusszahlung gilt zwar als zinsloses Arbeitgeberdarlehen, der Zinsvorteil würde Arbeitslohn darstellen (siehe unten). Es gilt hier allerdings die für Sachbezüge allgemein geltende Freigrenze von 44,00 EUR pro Kalendermonat (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). 

 

Arbeitgeberdarlehen: Das Arbeitgeberdarlehen selbst führt nicht zu einem Arbeitslohn. Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Darlehen aber zu günstigeren Konditionen als auf dem freien Markt, liegt in der Zinsersparnis ein geldwerter Vorteil, den der Arbeitgeber als geldwerten Vorteil anzusetzen hat.

Der Zinsvorteil als geldwerter Vorteil bemisst sich nach dem Unterschiedsbetrag zwischen dem im Preisaushang der kontoführenden Zweigstelle des Kreditinstituts oder im Preisverzeichnis des Arbeitgebers, das zur Einsichtnahme bereitgehalten wird, angegebenen um den um 4 % geminderten Effektivzinssatz, den der Arbeitgeber fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr für Darlehen vergleichbarer Kreditart (z.B. Wohnungsbaukredit, Konsumentenkredit) anbietet (Maßstabszinssatz) und dem Zinssatz, der im konkreten Einzelfall vereinbart ist (vgl. Bundesfinanzministerium Schreiben vom 1.10.2008 IV C 5 –S 2334/07/0009 zur Bewertung von Arbeitgeberdarlehen).

Beispiel (BMF Schreiben vom 1.10.2008):

Ein Arbeitnehmer erhält im Juni 2008 ein Arbeitgeberdarlehen von 16.000,00 EUR zu einem Effektivzinssatz von 2 % jährlich (Laufzeit vier Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss im Juni 2008 von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über einem Jahr bis fünf Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz (Erhebungszeitraum April 2008) beträgt 5,68 %.

Nach Abzug eines Abschlags von 4 % ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 5,45 % (Bundessteuerblatt 2008 I Seite 892). Die Zinsverbilligung beträgt somit 3,45 % (5,45 % abzüglich 2 %). Danach ergibt sich im Juni 2008 ein geldwerter Vorteil von 46,00 EUR (3,45 % von 16.000,00 EUR x 1/12). Dieser Vorteil ist – da die 44 EUR-Freigrenze überschritten ist – lohnsteuerpflichtig.

Sozialversicherungsrechtlich besteht Beitragsfreiheit, wenn der geldwerte Vorteil aus dem zinsverbilligten oder zinslosen Darlehen monatlich nicht mehr als 44 EUR beträgt (Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 EStG, § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV).

 

 

Gibt es auch steuerbefreite Bezüge?

Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.

 

Die wichtigsten lohnsteuerbefreiten Bezüge sind:

Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, die aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden.

Ferner steuerbefreit sind vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene typische Berufskleidung wie z.B. Uniformen oder Arbeitsschutzausrüstungen wie Sehhilfen bei Bildschirmarbeit Außerdem sind Sachbezüge bis zu einem Wert von nicht mehr als 44,00 EUR pro Kalendermonat steuerfrei.

 

 

Wie berechnet man die Verpflegungsmehraufwendungen (Tagegelder) und die Übernachtungskosten bei Inlandsreisen?

Verpflegungsmehraufwendungen (alte Regelung): Der Höhe nach ist der Verpflegungsmehraufwand mit dem Pauschbetrag beschränkt. Der Einzelnachweis der Kosten berechtigt nicht zum Abzug höherer Beträge.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen betragen für den VZ 2014 kalendertäglich:

Bei Verpflegungsaufwendungen ab 2014:

  • [nbsp]bei mehrtätiger Auswärtstätigkeit:

                  am An- und Abreisetag (ohne Mindestabwesenheit: je 12 EUR

  •  bei eintägigen Auswärtstätigkeiten und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 12 EUR.

                  Zwischentag (24 Stunden Abwesenheit): 24 EUR


 

Beispiel:

Reise von Montag 8 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr:

 
Montag 12,00 €
Dienstag 24,00 €
Mittwoch 12,00 €
Insgesamt 48,00 €

 

Übernachtungskosten: Als Übernachtungskosten gelten die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen. Der Arbeitgeber hat jedoch das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten auf Grund des Einzelnachweises anhand geeigneter Belege oder den Pauschbetrag von 20,00 EUR zu erstatten.

 

 

Wie berechnet man die Verpflegungsmehraufwendungen und die Übernachtungskosten bei Auslandsreisen?

Verpflegungsmehraufwendungen: Bei Auslandsreisen kann der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwendungspauschalen steuerfrei erstatten, die von Land zu Land unterschiedlich sind. Es können bei den Verpflegungsmehraufwendungen im Unterschied zu den Übernachtungskosten nur diese Pauschbeträge geltend gemacht werden. Der Einzelnachweis höherer Kosten für steuerliche Zwecke führt nicht zu einer lohnsteuerfreien Erstattung höherer Beträge (vgl. § 3 Nr. 16 EStG). Die Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen 2012 (Auslandstagegelder) sind veröffentlicht im BMF Schreiben vom 8.12.2011 IV C 5 –S 2353/08/10006.

Übernachtungskosten: Bei Auslandsreisen können die tatsächlichen Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, die dem Arbeitnehmer für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft im Ausland zur Übernachtung entstehen. Die Übernachtungskosten sind grundsätzlich im Einzelnen nachzuweisen.

Der Arbeitgeber hat das Wahlrecht, entweder die tatsächlichen Kosten auf Grund des Einzelnachweises geeigneter Belege oder die Auslandspauschbeträge, die von Land zu Land unterschiedlich sind, zu erstatten. Die Übernachtungskostenpauschalen 2012 sind veröffentlicht im BMF Schreiben vom 8.12.2011 IV C 5 –S 2353/08/10006.


Gemischte Reise

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird (R 9.6 LStR 2014). Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.

nach oben

 

 

 

Bis wann spätestens muss ich einen neuen Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden?

Neue Mitarbeiter sind grundsätzlich bei Beschäftigungsbeginn mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung spätestens innerhalb von 6 Wochen nach dem Eintritt bei der Krankenkasse anzumelden, der der Mitarbeiter angehört bzw. die er gewählt hat.

Abweichend hiervon sind in bestimmten Branchen Anmeldungen zwingend spätestens bei Beschäftigungsaufnahme vorzunehmen (Sofortmeldungen). Dies gilt für folgende Branchen:

• Baugewerbe

• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Personenbeförderungsgewerbe

• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe

• Schaustellergewerbe

• Unternehmen der Forstwirtschaft

• Gebäudereinigungsgewerbe

• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen

• Fleischwirtschaft

 

Ein Verstoß gegen die Meldepflicht kann mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Eine Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse ist vorzunehmen, unabhängig davon, ob der Beschäftigte in allen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung) oder nur in einem davonversicherungspflichtig ist.

Bei Anmeldung eines neuen Mitarbeiters sind folgende Angaben zu machen:

• Name (Familienname),

• Vorname (Rufname),

• ggf. Namensvorsatz und Namenszusätze,

• Titel,

• Straße und Hausnummer,

• PLZ und Wohnort,

• Land,

• Beginn der Beschäftigung,

• Versicherungsnummer (aus dem Sozialversicherungsausweis),

• Personalnummer (welche dem neuen Mitarbeiter vergeben wurde)

• Grund der Abgabe der Meldung (Neuanmeldung).

 

Trotz sorgfältiger Datenzusammenstellung können wir keine Gewähr für die vollständige Richtigkeit der dargestellten Informationen übernehmen. Sollten Sie spezielle Fragen zu einem der Themen haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.